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進銷存系統大概是台灣中小企業，如果要做數位系統，最常見的一個需求。為什麼？進銷存簡單來來講就是「進貨」與「銷貨」，這是買賣業最基本的一個邏輯。
什麼是進銷存？我盡量用最簡單的方式來解釋
- 進：就是從採購到進貨
- 銷：就是從訂單到銷貨
- 存：就是庫存，應該隨著「進/銷」自動調整
以上是大的概念，那一個進銷存系統基本的流程是什麼？
分兩個方向，首先，進貨方向的順序如下
- 有採購需求，建立採購單
- 確實收到貨品後，確認內容與數量後，建立進貨單
- 該貨品的庫存自動調升
再來，銷貨方向的順序如下
- 接到訂單
- 確定要出貨，建立出貨單
- 該商品的庫存自動調降
- 如果有退貨，建立退貨單 (一樣庫存自動調整)
以上邏輯並不複雜，一方向買，一方向賣，庫存自動調整。
當然，在核心邏輯之前，要先建立基本資料。例如客戶名單、廠商名單、商品或產品資料，這樣建立進/出貨單時才能直接選取。
在客戶開始實際進出貨時，也許依照客戶實際需求，系統可以自動比對訂單與出貨單，採購單與進貨單，減少人為登打錯誤。
如果系統更智能一點，當訂單的增速快速增加時，系統還可以跳出提醒，避免到時無貨可出。反向也是一樣，當某些貨品庫存過高時，也跳出提醒。
最後則是產生報表，可以依照客戶需求產生：訂單出貨報表、庫存狀況報表、進貨統計報表，等等。
以上大概是台灣中小企業對於進銷存系統，最基本的概念與需求。當然，隨著產業不同，甚至每個公司不同，實際的需求會千變萬化。
導入系統時要考量什麼？
當老闆決定要導入系統時，大概第一個問題就是，我要挑選什麼公司的軟體？有各種套裝軟體、線上工具型的，還是請資訊公司客製？
我這裡要提出一個觀念。大多時候，公司導入系統時，成敗並不在系統本身。而是員工是否能接受，還有系統的易用性，常常才是導入的成敗關鍵。
員工是否能接受，與系統的易用性
通常要導入的公司是「已有生意」，再來做系統。那員工會反應啊「我們之前流程是那樣，那我們現在流程要怎麼改？為什麼要改？」
如果公司是所謂的傳產，或是幾十年的老店，員工會說「我們過去二、三十年都那樣做的，為什麼要改？改了之後會有這個、那個問題」
larry 服務過非常多客戶，可以想像，不論是老闆本人或是第二代，碰到員工這種「阻力」，真的是需要克服。
而這樣的「阻力」大小會跟系統的易用性有關。第一，這套系統是否符合你公司本來的營運模式，還是公司流程需要大改來配合系統。
第二，實際操作時的種種問題，例如：很多欄位一直重複輸入，有沒有辦法自動帶入？或是 A 欄位的數字我想要直接連動到 B 欄位，但每次都要手動重算一次 B 欄位？
當然，套裝軟體不能改，所以是要公司配合軟體。如果找資訊公司客製，有費用較高跟可靠度的問題，各有需要考量的地方。
順道一提，有的大型資訊公司的套裝軟體，加上顧問費，總花費可能還比客製貴！
軟體廠商的售後服務如何？可不可以隨時提問？
這也是挑選軟體廠商時，larry 建議要思考的部分。
系統建置完成後，工作不是結束，而是剛開始。
如上方文章所述，老闆跟員工開始使用系統後，會有一大堆問題。那有沒有一個最方便、即時的管道，可以問軟體廠商。
有一些大型資訊公司，請人輔導使用是會收取顧問費的。小公司一般不會收取顧問費，但可以看看這個小公司是否有「真人」可以回覆 (有些小軟體公司還真不知道要聯絡誰)。
而且這個回覆不是客服式的回答，有沒有實際而快速解決問題的能力。
甚至做得更好一點，也是我們公司的目標，就是在公司經營上「陪伴」客戶一起前進。
隨著公司經營需求不同，系統很可能會需要客製化修改
每個事業體隨著時間流逝，市場在變、商品在變、人員在變，甚至策略在變。這就會產生一個問題：原本的系統可能需要客製化修改。
當然，大軟體公司的套裝軟體不能改。一般台灣中小企業，也不可能請大軟體公司客製，這費用會多驚人！
如果找小軟體公司客製，建議先看該公司是否「長期」而「穩定」在經營。這樣你有需求時，至少找得到人。
再來就是跟軟體公司聊過後，該公司的經驗與信用感覺如何。
因為建置系統真的就是長期夥伴關係，不是錢付了貨拿了就完事。以上是我對挑選軟體公司時的一些建議。
如果你找到長期合作的軟體公司，通常客製系統是可以再修改或擴充的。
結論
以上簡介了一下基本進銷存的概念。不難，但隨著產業不同，甚至每個公司不同，實際的需求會千變萬化。
接著我分享了導入系統時要考量什麼：員工是否容易上手，軟體廠商的售後服務如何，還有系統在未來會不會需要客製化修改。
而這些概念不只適用於進銷存系統，包含 ERP、CRM (客戶關係管理)，只要跟公司商業模式、實際營運有關的系統，以上概念都適用。
如果您有網站系統的問題，歡迎寄信給我
larry@yuyansoftware.com.tw
並附上您的公司或店家名稱且 google 搜尋的到。我很樂意幫您看一下目前狀況。
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